Hast Du Notion schonmal gestartet, lief es wahrscheinlich ähnlich wie bei mir: Schnell ein paar To-Dos zusammengeklopft, weiter geschoben, weiter geschoben, weiter …
Mal ein paar Unterseiten angelegt … Den Überblick verloren, … ENDE!
Vielleicht gehörst Du zu der Gruppe Frauen ab 40, die sich nebenbei ein Online-Business aufbauen wollen. Du notierst alles, wie Du es mal gelernt hast: auf Papier, in Notizbüchern auf Zetteln, vielleicht auch schon mal in einer App wie Notion – geht schnell und hilft dabei, den tollen Gedanken festzuhalten. Aber manchmal ärgerst Du dich, weil du kein strukturiertes System hinbekommst und am Ende wieder alles handschriftlich notierst.
Aber dann bist du wieder in der alten Schleife: es fehlt der Überblick.
Wo hab ich das nochmal hingeschrieben? Hatte ich das Thema nicht schonmal? Dann alles abtippen …
Deine Zettelchaos sabotiert deinen Zeitplan.
Statt Klarheit hast du wieder – Chaos. Und im schlimmsten Falle hast du wieder keinen Newsletter geschrieben, keine Ideen für deinen nächsten Content auf Instagram usw.
Wie schaffst Du den Übergang zu einem Tool wie Notion
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deine analogen Notizen in ein digitales System wie Notion überführst und Content-Ideen strukturierst – mit einem sanften Übergang von der Papierwelt zu einem Online-System, das dir wirklich hilft.
Warum Du dein Notizbuch nicht wegwerfen musst, aber schneller zu einem Tool wie Notion wechseln solltest
Notizbücher haben etwas Besonderes. Sie fühlen sich vertraut an, echt, ehrlich.
Viele Menschen denken besser mit dem Stift in der Hand – andere gestalten ihre Einträge liebevoll und kreativ. Das fördert den Schreibprozess.
Doch es gibt auch klare Grenzen:
- Papier ist nicht durchsuchbar.
Da war doch die eine super Idee? Viel Glück beim Finden. - Einmal aufgeschrieben heißt nicht automatisch umgesetzt.
Ohne Wiederholung und Planung verblassen viele Impulse. - Die Gedanken bleiben fragmentiert.
Du hast viele gute Ideen, aber sie stehen isoliert – ohne Verbindungen, ohne Plan.
Die Lösung: Behalte dein Notizbuch – aber nutze es als Ideenspeicher, nicht als Endlager.
Schreibe grob mit, halte Gedanken fest. Aber gib ihnen zügig und einfach einen digitalen Ort, an dem sie sich entwickeln dürfen.
Ein guter Einsatz ist z.B., wenn Du dir 15 Minuten Zeit gibst, um eine schnelle Liste mit Ideen für neue Instagram-Posts aufzuschreiben. Nur die Oberpunkte. Mehr nicht. Dann geht es ab in die digitale App.
Content-Ideen in einem digitalen System strukturieren – was ist sinnvoll
Ein digitales System zu nutzen, heißt nicht, alles kompliziert zu machen. Es muss nicht gleich Notion oder Asana sein, auch wenn ich so etwas empfehle. Wichtig ist, du bleibst am Ball.
Aber, es dauert, bis Du eine neue Routine entwickelt hast – mit jedem Tool.
Hier sind 5 gängige Wege im Vergleich, mit denen sich Content Ideen strukturieren lassen:
1. Analoge Content-Planer / Kalender zum Ausdrucken
+ Übersichtlich & visuell
– Nicht durchsuchbar, keine Flexibilität
Ideal für: Papierliebhaberinnen, die planen wollen
2. Notiz-Apps (z. B. Apple Notizen, Google Keep)
+ Einfach, immer griffbereit
– Schnell unübersichtlich bei vielen Ideen
Ideal für: Den allerersten Schritt ins Digitale
2. Word-Dokumente oder einfache Textdateien
+ Klar, bekannt, ohne Einarbeitung
– Keine Struktur oder Querverbindungen möglich
Ideal für: Erste Themenlisten und Ideen-Sammlungen
3. Google Drive (Docs, Sheets, Ordnerstruktur)
+ Kostenlos, cloudbasiert, teamfähig
– Erfordert Disziplin in der Benennung & Ablage
Ideal für: Menschen, die gern in Ordnern denken
5. Notion oder Asana
+ Visuell, verlinkbar, alles an einem Ort
– Braucht etwas Einarbeitungszeit
Ideal für: Menschen, die kreative Prozesse gerne flexibel denken, aber Struktur brauchen und Dinge abhacken wollen.
Warum ich Notion mag – und dir meine Vorlage zur Verfügung stelle
Ich habe viele Tools ausprobiert, Asana, OBS, Confluence, Apple Notizen, Erinnerungen, Google Docs und wie sie alle heißen. Alle haben irgendwie Vor- und Nachteile. Aber am Ende kommt es doch darauf an, dass du, während du dich einarbeitest, auch zu Ergebnissen kommst – und das geht mit Notion echt ziemlich gut.
Es gibt eine Lernkurve, ja, aber die ist steil.
Besonders für Content-Planung kommst du schnell zu brauchbaren Ergebnissen: Du kannst mit Ideen starten, sie verschieben, verknüpfen, aufteilen und gezielt veröffentlichen. Hier kommt es gern nochmal zu etwas Chaos, denn wie überall musst du dir deinen Workspace erstmal organisieren. Wenn du das hast, kannst du Fahrt aufnehmen. UND: Du kannst am Ende die Texte von da aus mit Copy und Paste überall hin kopieren. Das spart enorm viel Zeit.
Damit das Ganze auch gleich von Beginn an Hand und Fuß hat, kannst Du mit meiner Notion-Vorlage starten.
In meiner Notion Vorlage findest du:
- Clever verknüpfte Datenbanken
zur Ideensammlung
Eine Aufgaben-Pipeline: Von Tagesaufgaben bis 7 Tage Vorschau“
Eine Projektübersicht: Content Erstellung ist nicht dein einziges Thema! - Eine Übersichtseite mit den wichtigen Gedanken zu deinem Business und deiner Positionierung,
- Ein kleines Brandkit, das dir hilft, fokussiert an deinem Wunsch-Business zu arbeiten
So nutzt du die Notion Vorlage – ganz einfach erklärt im Video
Ich weiß, Tools können einschüchtern. Deshalb habe ich dir ein Video aufgenommen, das dir zeigt:
- wie du die Vorlage in Notion einrichtest
- wie du das Tool benutzt
- wie du erste Ideen sammelst und sortierst
Hier geht’s zum Video und zum Download. Was du tun musst ist kurz deine E-Mail eintragen und schon kannst du auf die Vorlage zugreifen.
[Link zum Video in Arbeit]
Was denkst du?
- Hast du schon ein System – oder stehst du gerade am Anfang?
- Was hält dich bisher davon ab, deine Content-Ideen digital zu strukturieren?
Ich freue mich, wenn du mir schreibst – oder den Artikel mit jemandem teilst, der genau das gerade braucht.
Herzliche Grüße,
Susanne
